Saiba o que são centro de custos e qual a importância de controlar cada um deles na gestão financeira de sua academia.

Introdução

A separação das despesas em compartimentos chamados de Centros de Custos é um tema muito simples no mundo dos negócios mas ainda encontramos  muitas academias que não fazem assim.

Isso dificulta muito uma gestão de alta performance e o entendimento pleno do que acontece financeiramente dentro de uma academia.  A divisão por centros de custos deveria ser padrão estar em todos os negócios e nas academias não deve ser diferente.

Para que você perceba a importância desse tipo de enfoque, vamos começar explicando o que são os centros de custo e sua importância, conforme você vai ler a seguir:

 

O que são os Centros de Custos?

Centro de custo nada mais é que você classificar todas as despesas e custos da sua academia dentro de uma categoria, permitindo uma maior facilidade para controlar os gastos de forma mais eficiente, bem como estabelecer as metas com mais assertividade.

Ao optar por lançar as despesas de forma compartimentada , ao invés de visualizar todas os custos/despesas, lançamento por lançamento, trabalhando com centro de custos você facilita a visualização do que acontece com a sua academia de maneira mais detalhada.

Minha dica é que você comece a trabalhar com poucos centros de custos no início, dando preferência para centros de custos mais genéricos. Isso permite a você visualizar o que acontece financeiramente dentro da sua academia em apenas uma folha de papel, por exemplo.

Veja abaixo como podemos começar a criar os centros de custos de uma academia.

 

Separando e identificando os custos da academia

Para começar a trabalhar com centros de custos, eu tentaria criar, no máximo, 15 centros de custos. Com o passar do tempo e da necessidade da sua academia, vale a pena fazer uma avaliação para criar outros, com o objetivo de fornecer uma análise mais específica.

Conforme a minha experiência no mercado, como Gestor de Academia, tenho uma sugestão de centros de custos que devem ser criados:

⇒ Aluguel

⇒  Instalações (luz, água, gás)

⇒ Pessoal (salários, encargos, férias, benefícios)

⇒ Manutenção (equipamentos, predial, etc.)

⇒ Royalties (no caso de franquias e licenciamento)

⇒ Terceirizados (contador, jurídico, motoboy,etc.)

⇒ Internet e Telefonia

⇒ Despesas de Marketing(anúncios, folhetos, eventos,etc.)

⇒ Impostos sobre vendas (ISS, PIS, COFINS)

⇒ Impostos sobre a renda (IRPJ, CSLL)

⇒ Dívidas (empréstimos, dívidas com credores, etc.)

⇒ Taxas e despesas bancárias

⇒ Diversos

Dessa forma, em apenas algumas linhas você consegue verificar o resumo geral do que acontece, identificando onde ocorreu o gasto e facilitando o seu trabalho em um futuro planejamento. Vou te dar um exemplo de custo e onde ele deve ser inserido:

Podemos dizer que é relativamente frequente você ter na sua academia custos relacionados a manutenção dos equipamentos, correto? Vamos supor que num determinado mês, você contratou quatro serviços diferentes de manutenção de equipamentos:

⇒ Trocou a lona de uma das esteiras.

⇒ Trocou 2 cabos dos equipamentos de musculação.

⇒ Chamou um técnico de manutenção da catraca.

⇒ Fez reparos no piso da sala de ginástica.

Você concorda comigo que a natureza dessas despesas é muito semelhante? Sendo assim,  você pode classificar todas elas como “Manutenção”, que é um dos 15 centros de custos básicos que eu indiquei.

Agora que você viu como criar os centros de custos, vamos ver como trabalhar melhor com eles.

 

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Classificação dos Centros de Custos

Uma coisa muito importante também é saber classificar os centros de custo. Muitas academias confundem:

⇒  Custos operacionais.

⇒  Despesas operacionais.

⇒  Custos não operacionais.

Qual a diferença entre eles?

Custos operacionais são aqueles atrelados ao funcionamento da sua academia, ou seja, são aqueles custos os quais não podemos escapar. Exemplos: Aluguel, despesa com pessoal, manutenção, luz, água, etc…

Despesas operacionais são os gastos que não são obrigatórios, mas que existem para melhorar a performance do negócio. São aqueles custos que você pode optar por não ter, mas talvez essa economia pode prejudicar bastante a performance de sua academia.  Exemplos: Custos de marketing, de royalties (no caso das franquias),  aulas licenciadas, etc… enfim, são despesas que podem impulsionar a operação, mas se forem excluídas, a academia sobrevive.

Uma forma simples de saber se é custo operacional ou despesa é fazer a seguinte pergunta para aquela despesa: Se eu não pagar essa conta, a academia consegue funcionar?

Se a resposta for sim, é uma despesa operacional.

Se a resposta for não, trata-se de um custo operacional.

Custos não-operacionais: São aqueles que não estão relacionados com a entrega do serviço contratado. Nesse grupo estão as dívidas, as parcelas de equipamentos, os investimentos e a depreciação dos equipamentos.

 

Evite um equívoco muito comum

O que muitos gestores de academias fazem ainda é confundir e misturar todos esses custos. Às vezes, encontro donos de academia reclamando que a academia não dá dinheiro, mas operacionalmente elas estão sadias, portanto, o que afeta a retirada de caixa são exatamente os custos não-operacionais.

Por exemplo: vamos supor que sua academia tem um resultado operacional positivo (Resultado Operacional = Receitas – custos operacionais e despesas operacionais) de R$ 5.000,00. Isso significa que ela tem lucro operacional.

Porém, essa mesma academia ainda está pagando o investimento nos equipamentos, o que gera uma parcela de pagamento de R$ 7.000,00 que é um custo não-operacional.  Nesse caso, o caixa da academia fica negativo em R$ 2.000,00.

Então, operacionalmente ela está positiva em R$ 5.000,00. Nesse caso, seu desafio é conseguir eliminar as dívidas, pois assim, a academia pode se tornar um bom negócio.

 

Por último, um pedido meu: não  misture suas contas pessoais com as da academia.

Isso é um dos erros que mais pode atrapalhar a análise de seus números e muitas vezes, te leva a pensar que sua academia não é um bom negócio, quando na verdade, é você quem gasta mais do que a sua operação tem de lucro.

 

Conclusão

A mensagem que eu queria deixar para vocês com este artigo é praticamente o início de como podemos organizar a vida financeira na gestão de uma academia. E conforme a minha experiência como gestor de academia, separar os centros de custos de uma academia ajuda a ter uma visão mais fiel da realidade financeira do seu negócio.

Espero ter ajudado e prometo voltar em pouco tempo com mais temas relevantes para tornar a sua gestão ainda melhor e te proporcionar resultados mais significativos!

  Peter Thomas é head da operação da W12 no Brasil, onde atua com a mesma energia e intensidade que se dedica a tudo o que gosta, incluindo seus hobbies como futebol e esportes radicais. O pai da Fefê e da Rafa é obcecado em despertar nas pessoas ao seu redor o desejo de se tornarem melhores e voltadas a um propósito.