Coloque as conversas no papel, prestando atenção ao que precisa ter no contrato de matrícula da sua academia, para evitar problemas de relacionamento com o cliente.

Introdução

Você já deve ter ouvido falar que “o combinado não sai caro”, certo? Pois saiba que existe uma maneira correta de colocar estes combinados no papel, sem deixar de lado o que precisa ter no contrato de sua academia.

Eu gostaria de falar sobre este tema, que para muito gestor é algo estranho à sua realidade, mas sem a linguagem rebuscada do mundo jurídico e de maneira que fique claro o que não pode faltar num contrato!

Inclusive, irei falar sobre isso num webinar com o Dilson Mendes, na segunda-feira, dia 13/05, às 15h00 para tirarmos todas as dúvidas que possam existir.

E vou começar falando de alguns erros comuns que alguns gestores cometem.

Regularize imediatamente o que está informal!

O primeiro erro muito comum que alguns gestores ainda cometem é o de não ter, ainda, um contrato com o aluno que frequenta sua academia!

Muitas vezes, a academia tem excelentes profissionais em termos de técnica e obtenção de resultados para seus alunos e isso normalmente é um sinônimo de sucesso.

Porém, alguns gestores ainda são um tanto amadores na parte mais formal e burocrática de sua gestão, pois é muito grande ainda o número de academias que não tem um contrato de prestação de serviços com o seu cliente.

Isso é péssimo, já que o contrato nada mais é do que um instrumento criado para que as partes coloquem no papel aquilo que combinaram.

O contrato como um limite para você e o cliente de sua academia

Na relação entre o cliente e a academia, é fundamental que as regras estejam claras para ambos, sobre o que pode e o que não pode ocorrer ao longo da relação.

Mais uma vez, a velha história daquilo que é combinado!

O que pode acontecer é que se você não combinou algo com o seu cliente, nem ele com você, quem vai saber o que pode e o que não pode?

Você corre um risco muito grande dele se sentir no direito de frequentar quando bem entender, fazendo sua própria eleição de prioridades e exigir, sempre, o seu direito por aquilo que ele entende que pagou.

Sim, estou falando da polêmica questão de reposição de aula – ou em alguns casos, trancamento de planos!

Se isso não estiver muito bem combinado, a tendência de haver uma má comunicação e um relacionamento problemático é imensa!

Mas só combinar não basta, como eu já disse…

Confiança é algo bom, mas papel assinado é infalível!

Registrar no papel o que você combinou não significa necessariamente que você não confia no seu cliente.

Muitas vezes, pode funcionar como uma garantia contra esquecimentos, tanto seus quanto do seu cliente!

Por isso, se você ainda acha que a relação com os seus clientes não precisa ser formalizada em um contrato, eu gostaria de te mostrar o contrário, para o bem das relações entre vocês.

E se você já tem um contrato, mas nunca deu muita importância, eu gostaria de te apresentar abaixo, de uma maneira que criei para explicar para leigos o que é e para que serve um contrato.

O contrato é algo muito mais simples do que você imagina!

Embora o ato de elaborar um contrato exija um profissional qualificado, para compreender um contrato e o que deve ter nele, é algo relativamente simples.

Veja a própria definição de contrato: é um acordo de vontades para criar, modificar ou extinguir direitos.

Ou seja, para existir um contrato, é necessário que partes com vontade de fazer algo em conjunto, entrem num acordo!

No caso de uma academia, por exemplo:

A vontade do dono da academia é que um cliente faça suas atividades físicas na sua academia.

A vontade do cliente é fazer atividade física numa academia.

Então, para regularizar esta situação, as pessoas entram em um acordo!

Ou seja, o contrato!

Afinal, o que precisa ter em um contrato?

Não vou aqui tentar resumir o assunto do Direito das Obrigações e Contratos em um parágrafo. Nem quero fazer o meu saudoso professor de Direito Civil II da Faculdade vir puxar meu pé de madrugada. Mesmo assim, vou deixar aqui, de maneira clara e didática, o que precisa ter num contrato:

⇒ As partes que estão contratando, ou seja: o cliente e a academia.

⇒ O que está sendo contratado. Qual é o serviço ou o produto. Acesso à academia? Um programa de emagrecimento? Uma quantidade fixa de sessões?

⇒ O valor a ser pago pelo produto ou serviço.

⇒ O que acontece como consequência de não se pagar da maneira descrita.

⇒ Qual o tempo que vai durar o contrato.

⇒ Quais as obrigações de cada uma das partes durante o tempo deste contrato.

⇒ Como botar um fim no contrato.

De forma bem simples, é isso o que precisa ter em um contrato.

Como escrever? Neste caso, eu recomendo que você deixe a cargo de um advogado de sua confiança, por ser a especialidade dele.

Mas se você quiser, como um exercício ou um desafio, escrever um, pode tentar. Inclusive, quem é cliente EVO tem um template de contrato de matrícula à disposição para se basear.

Agora que você já sabe o que precisa ter em um contrato, vamos a um questionamento muito comum por parte dos gestores.

Um contrato resolve os meus problemas de cancelamento, reposição de aula e trancamento?

Eu já recebi esse tipo de reclamação, de que o professor precisava de um bom contrato para acabar de vez com esse tipo de problema.

Ele entendia que o contrato dele era mal redigido e isso dava margem a muitos pedidos de cancelamento e pedidos de trancamento ou reposição.

A solução, então, para resolver de uma vez por todas essa e outras situações mais espinhosas, é ter um excelente contrato com o cliente?  

Na verdade, o contrato resolve boa parte destes problemas.

Mas como dito no início do texto, ele apenas oficializa o que vocês combinaram, ou seja, a etapa fundamental para você resolver (ou ao menos amenizar) esse tipo de problema, é estabelecer combinados claros com o seu cliente.

Sobre o tema de rescisão de contrato, inclusive, conversamos com a Dra Joana Doin, especialista em Direito Para Academias, dentro do nosso projeto EVO Amp e a conversa está neste vídeo aqui.

Recomendamos para você:  Descubra os dois lados da moeda na “Guerra das maquininhas” - e como isso afeta sua academia! | Por Dilson Mendes

Estreite as relações, estabeleça limites, entregue resultados e fortaleça o vínculo!

Mostre para o seu cliente que aquilo que você entrega é o melhor caminho para ele obter os tão almejados resultados!  

Para isso, logo de cara, deixe de lado o medo que você tem de falar de coisas que não sejam os objetivos de seu cliente com o treino, e aborde, de forma eficiente, transparente e honesta, as coisas mais “chatas” da relação que você está iniciando com ele.

Fale sobre como funcionam as reposições no momento em que vocês estiverem fechando o contrato. Inclusive, explique os prejuízos que ele vai ter nos próprios resultados caso deixe de frequentar a academia.

Reforce, tantas vezes quantas forem necessárias, o que vocês combinaram.  

E esteja ciente que ele vai querer quebrar esse combinado!

Até porque, imprevistos acontecem.

Caberá a você abrir ou não uma exceção. Mas sempre que fizer isso, deixe claro que trata-se de uma exceção, algo que foge ao combinado que vocês fizeram juntos.

Sua relação com ele será cada vez melhor!

Conclusão

E então, está seguro para regularizar a situação dos contratos que tem com os seus clientes?

Quer saber mais sobre o assunto?

Clique abaixo e inscreva-se no Webinar que iremos fazer dia 13/05, às 15h00 e tirar todas as dúvidas.

 

Randall Neto é advogado de formação, apaixonado por esportes e pela Educação Física. Está no mercado de fitness há 20 anos e produz conteúdo voltado para conversão na W12 desde 2015. Pai da Nina e do Duda.